Adatkezelési és adatbiztonsági szabályzat

  1. Adatkezelési és adatbiztonsági szabályzatI. A szabályzat hatálya
    1. Jelen szabályzat hatálya kiterjed a Pestszentlőrinci Teniszsikola Kft. teljes egészére, valamennyi szervezeti egységére és az összes foglalkoztatottjára (a továbbiakban: vállalkozás).

    II. A szabályzat célja

    2. A Szabályzat célja, hogy biztosítsa a személyes adatok alaptörvény szerinti védelmének érvényesülését, az információs önrendelkezés megvalósulását, továbbá, hogy a vállalkozás által kezelt személyes adatok tekintetében meghatározza az adatkezelés során irányadó adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokat.

    III. Irányadó jogszabályok

    3. A vállalkozásnak az adatkezelése során az alábbi jogszabályokban foglalt előírásoknak megfelelően kell eljárnia, a jelen belső szabályzatban foglaltak szerint:

    • Az Európai Parlament és a Tanács (Eu) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.)
    a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: GDPR)
    • az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.)
    • a polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.)
    • a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.)
    • a Magyar Könyvvizsgálói Kamaráról, a könyvvizsgálói tevékenységről, valamint a könyvvizsgálói közfelügyeletről szóló a 2007. évi LXXV. törvény (a továbbiakban: Kkt.)
    IV. Értelmező rendelkezések
    4. A GDPR-ban meghatározott fogalmak, amelyek közül jelen belső szabályzat jellegével összhangban az alábbi fogalmak emelendők ki :

    a. személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.

    b. adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.

    c. adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja.

    d. adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.

    e. címzett: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak.

    f. harmadik fél: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak.

    g. nyilvántartási rendszer: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető.

    h. adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

    i. képviselő: az az Európai Unióban tevékenységi hellyel, illetve lakóhellyel rendelkező és az adatkezelő vagy adatfeldolgozó által a 27. cikk alapján írásban megjelölt természetes vagy jogi személy, aki, illetve amely az adatkezelőt vagy adatfeldolgozót képviseli az adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra az e rendelet értelmében háruló kötelezettségek vonatkozásában.

    j. vállalkozás: gazdasági tevékenységet folytató természetes vagy jogi személy, függetlenül a jogi formájától, ideértve a rendszeres gazdasági tevékenységet folytató személyegyesítő társaságokat és egyesületeket is.

    További fogalmak:

    k. adatvagyon leltár: az adatkezelő által kezelt személyes adatok körének és jellegének felmérését szolgáló dokumentum.

    l. technikai és szervezési intézkedések: az adatkezelő által az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelően meghatározott eljárásrend annak biztosítása és bizonyítása céljából, hogy a személyes adatok kezelése a GDPR-ral összhangban történik. Ezeket az intézkedéseket az adatkezelő felülvizsgálja és szükség esetén naprakésszé teszi.
    V. Az adatkezelés alapelvei
    5. A vállalkozás az adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon végzi (jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság).

    6. A vállalkozás a személyes adatok gyűjtését csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból végzi, és azokat nem kezeli ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon (célhoz kötöttség).

    7. A vállalkozás az adatkezelést annak célja(i) szempontjából megfelelően és relevánsan, és a szükségesre korlátozva végzi (adattakarékosság). Ennek megfelelően a vállalkozás nem gyűjt és nem tárol több adatot, mint amennyi az adatkezelés céljának a megvalósulásához feltétlenül szükséges.

    8. A vállalkozás adatkezelése pontos és naprakész. A vállalkozás minden észszerű intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul törlésre vagy helyesbítésre kerüljenek (pontosság).

    9. A vállalkozás a személyes adatokat olyan formában tárolja, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé, figyelemmel a vonatkozó jogszabályokban meghatározott tárolási kötelezettségre (korlátozott tárolhatóság).

    10. A vállalkozás megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítja a személyes adatok megfelelő biztonságát, ideértve a személyes adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet (integritás és bizalmas jelleg).

    11. A vállalkozás felelős a fentiekben részletezett alapelveknek való megfelelésért, továbbá a vállalkozás igazolja ezen megfelelést (elszámoltathatóság). Ennek értelmében a vállakozás gondoskodik a jelen belső szabályzatban foglaltak folyamatos érvényesüléséről, az adatkezelésének folyamatos felülvizsgálatáról és szükség esetén az adatkezelési eljárások módosításáról, kiegészítéséről. A vállalkozás a jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelés igazolására dokumentációt készít.
    VI. Adatkezelési jogalapok
    A személyes adatok kezelésének jogalapja:

    Az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez (a továbbiakban: hozzájáruláson alapuló adatkezelés)

    VII. Adatvagyon leltár
    1. Az adatgyűjtés és kezelés célja teniszversenyre, vagy egyéb sporttal kapcsolatos programokra való jelentkezések kezelése, valamint ingyenes online megjelenési felület a teniszben dolgozó szakembereknek, valamint teniszpartnert keresőknek. Továbbá cél a regisztráltakat értesíteni olyan versenyekről, programokról, eseményekről melyek hasonlóak ahhoz, amelyen előzetesen már részt vett. pl. Egyes verseny-, programsorozatok következő állomásáról.
    Az adatkezelésre a Felhasználónak önkéntes, megfelelő tájékoztatáson alapuló nyilatkozata alapján kerül sor, amely a weblapon keresztüli nevezésekhez, jelentkezésekhez, valamint az ingyenes szakmai adatbázisba kerüléshez szükséges. A nyilatkozatot a Felhasználó a szolgáltatás igénybevételével adja meg. A nyilatkozat tartalmazza a Felhasználó kifejezett hozzájárulását ahhoz, hogy az oldal használata során közölt személyes adatai felhasználásra kerüljenek.

    Vállalkozó az oldalán
    – népszerűsíti a teniszben dolgozó szakembereket, cégeket, kereshető adatbázisba rendezve, melyhez az adatokat önkéntesen adják a jelentkezők
    – meghirdeti a teniszport.hu által szervezett programokat, versenyeket, valamint felületet biztosít a regisztrált klubok, edzők számára, hogy az általuk rendezett versenyeket, programokat meghirdessék.
    – teniszpartnerkereső hálózatot épít
    Az adatkezelés célja:
    – az ingyenes adatbázisba önkéntesen bejelentkező/beregisztráló teniszben dolgozó szakemberek által megadott adatok önkéntesen megadott adatok, melyek a regisztrációnál tételesen és egyértelműen közlésre kerülnek a regisztráló számára. Regisztrációját bármikor megváltoztathatja, vagy törölheti a teniszport@gmail.com email címre küldött emailben. (Átfutási idő maximum 3 munkanap.) Az adatok frissítési lehetőségéről, valamint a törlés lehetőségéről a teniszport.hu minden évben értesíti az adatbázisban szereplőket. Az adatbázisba kerülés önkéntes, ingyenes, és célja a teniszben dolgozó cégek, szakemberek népszerűsítése, információszolgáltatás az érdeklődők részére. A kért adatok:
    o edzők: név, telefonszám, email cím, munkavégzés helye, önkéntes bemutatkozás, képzettség
    o klubok: név, emailcím, tel.szám, honlap, felszereltség, pályák száma, bemutatkozás
    o teniszpartner keresők: minden felhasználó számára elérhető adatok: felhasználó név, születés éve, neme, hely ahol teniszezni szeretne, tudásszint meghatározása. Csak a Szolgáltató adatbázisába bekerülő adatok: email cím, melyen keresztül továbbíthatók számára a hozzá érkező üzenetek.
    o teniszboltok: név, emailcím, telefonszám, cím, bemutatkozás, szolgáltatások, termékskála, honlap, kapcsolattartó neve, kapcsolattartó telefonszáma
    o teniszversenyek: szervező neve, telefonszáma, emailcíme, a megrendezett verseny helyszíne, versenyszámok, egyéb részletek a versenyről
    o teniszprogramok: szervező neve, telefonszáma, emailcíme, a megrendezett program helyszíne, célközönség, tudásszint

    2. Elektronikus hírlevél
    Amennyiben a Felhasználó feliratkozik a hírlevélre, az Adatkezelő saját döntése szerinti gyakorisággal (de legfeljebb hetente egy alkalommal) hírlevelet küldhet neki, kivéve abban az esetben, ha az ennél sűrűbb hírlevél küldést a Felhasználó maga kéri. Az Adatkezelő lehetőség szerint igyekszik a lakóhely, illetve korábbi nevezések, jelentkezések és más megadott adatok alapján valószínűsíthető érdeklődési kör szerint személyre szabottan rendezvényt ajánlani a hírlevél olvasóinak. A Hírlevélre való feliratkozással a Felhasználó hozzájárul ahhoz, hogy az Adatkezelő az ehhez szükséges személyes adatait kezelje.
    Az adatkezelés célja: reklámot is tartalmazó e-mail hírlevelek küldése az érdeklődők részére. Az adatkezelés jogalapja: az érintett önkéntes hozzájárulása és a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól szóló 2008. évi XLVIII. törvény 6. § (5) bekezdése. A kezelt adatok köre: név, e-mail cím, lakhely, a regisztrációnál felsorolt adatok, korábbi vásárlások adatai, a Felhasználó érdeklődési körére vonatkozó, a Felhasználó által megadott adatok.
    A hírlevelet lemondani emailben lehet a „teniszport@gmail.com címre küldött emaillel. Az erről szóló értesítés minden hírlevél alján lábjegyzetben olvasható. A személyes adatok törlésére, az erre irányuló kérés beérkezésétől számított 10 munkanapon belül kerül sor.

    3. Az adatokhoz a vállalkozás hivatalosan bejelentett munkatársai férnek hozzá
    4. Adattovábbításra nem kerül sor, kivéve
    5. a vállalkozás nem alkalmaz adatfeldolgozót

    6. A vállalkozás adatot tárol, de adatfeldolgozást nem végez.
    7. Amennyiben a regisztrált inaktív, és a vállalkozó emailben küldött ezirányú kérdésére nem küld válasz megerősítést, úgy öt év után töröljük az adatait az adatbázisból.

    VIII. Az érintett jogai és azok érvényesítése

    13. A vállalkozás a GDPR rendelkezéseivel összhangban az alábbiakat biztosítja az érintettek számára.

    Tájékoztatáshoz való jog

    14. A tájékoztatáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.

    15. A vállalkozás tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújt tájékoztatást az érintettek számára.

    Az információkat a vállalkozó írásban, elektronikus úton adja meg, hacsak az érdeklődő másképp nem kéri.

    Tájékoztatás az érintett kérésére

    17. A vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított 30 napon belül tájékoztatja az érintettet az egyéb érintetti jogokra vonatkozó érintetti kérelem nyomán hozott intézkedésekről.

    18. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, a 30 napos határidő további 60 nappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról a vállalkozás a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított 30 napon belül tájékoztatja az érintettet. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.

    19. Vállalkozó a tájékoztatást és intézkedést díjmentesen biztosítja.

    20. Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, úgy a vállalkozás, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre:
    a. észszerű összegű díjat számíthat fel, vagy
    b. megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.

    21. A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása a vállalkozást terheli.

    Kötelező tájékoztatás

    22. A vállalkozás az érintettől beszerzett adatokkal kapcsolatosan mindenképpen tájékoztatást nyújt az alábbiakról:

    a. a vállalkozás képviselőjének a kiléte és elérhetőségei;
    b. a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja

    23. A személyes adatok első megszerzésének időpontjában a vállalkozás a fentieken túl az érintetteket tájékoztatja az alábbiakról is:

    a. a személyes adatok tárolásának időtartama: visszavonásig, de amennyiben egy regisztráló teljesen inaktív, és az évenkénti emailen bekért adatfrissítésre sem reagál, úgy három év után töröljük adatait a rendszerből.
    b. a regisztráló kérelmezheti a vállalkozástól a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását. Ezt emailben kérheti a teniszport@gmail.com email címre írt emailben.

    Ha a vállalkozás a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatja az érintettet erről az eltérő célról és a 34. pontban említett minden releváns kiegészítő információról.

    A vállalkozás a kötelező tájékoztatásnak az alábbiak szerint tezs eleget:

    Vállalkozó az adatkezelés szabályzatát, és a teniszport.hu honlap felhasználási feltételeit a teniszport.hu honlapon teszi mindenki számára elérhetővé. Fejlécben, bal felső sarok.

    Hozzáférés joga, Helyesbítéshez való jog
    A hozzáférés joga minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.

    Az érintett jogosult arra, hogy a vállalkozástól visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:

    A teniszport.hu regisztrálóitól a regisztráció során bekért önkéntesen megadott adatok azért szükségesek, mert csak így van lehetőség használni a honlap szogáltatásait.
    A kért adatok kategóriák szerint:
    o edzők: név, telefonszám, email cím, munkavégzés helye, önkéntes bemutatkozás, képzettség
    o klubok: név, emailcím, tel.szám, honlap, felszereltség, pályák száma, bemutatkozás
    o teniszpartner keresők: minden felhasználó számára elérhető adatok: felhasználó név, születés éve, neme, hely ahol teniszezni szeretne, tudásszint meghatározása. Csak a Szolgáltató adatbázisába bekerülő adatok: email cím, melyen keresztül továbbíthatók számára a hozzá érkező üzenetek.
    o teniszboltok: név, emailcím, telefonszám, cím, bemutatkozás, szolgáltatások, termékskála, honlap, kapcsolattartó neve, kapcsolattartó telefonszáma
    o teniszversenyek: szervező neve, telefonszáma, emailcíme, a megrendezett verseny helyszíne, versenyszámok, egyéb részletek a versenyről
    o teniszprogramok: szervező neve, telefonszáma, emailcíme, a megrendezett program helyszíne, célközönség, tudásszint

    c. Regisztrálónak joga van panaszt tenni a felügyeleti hatósághoz.

    28. A vállalkozás a regisztrálókról mindenki számára elérhető profil oldalt jelenit meg honlapján, melyről egyértelműen tájékoztatja a regisztrálókat. A regisztrálók bármikor kérhetik profil oldaluk törtlését a teniszport@gmail.com email címen. Továbbá ugyanitt kérhetik a megadott adatok helyesbítését, kijavításáat.

    Törléshez (elfeledtetéshez) való jog

    29. A vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül törli az érintettre vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

    a. a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
    b. az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását (hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén), és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
    c. az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre a 17.és 18. pontok szerint alkalmazott adatkezelés jogalapok esetében (közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés)
    d. a személyes adatok jogellenesen kerültek kezelésre;
    e. a személyes adatokat a vállalkozásra alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;

    Az adatkezelés korlátozáshoz való jog
    30. A korlátozáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.

    31. A vállalkozás az érintett kérésére korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
    a. az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az vállalkozás ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
    b. az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
    c. a vállalkozásnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
    f. az érintett a 17. és 18. pontok szerint alkalmazott adatkezelés jogalapok esetében (közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés) tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy a vállalkozás jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.

    32. Ha az adatkezelés az előző pont alapján korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Európai Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

    33. A vállalkozás tájékoztatja a kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került.

    Tiltakozás

    34. A tiltakozás joga az érintettet a közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés adatkezelési jogalapok esetében illeti meg.

    A vállalkozás az érintett tiltakozás iránti kérelme esetén a személyes adatokat nem kezeli tovább.

    36. Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen.

    37. Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.

    Adathordozhatósághoz való jog

    38. Az adathordozhatósághoz való jog a hozzájáruláson vagy a szerződésen alapuló adatzekelés jogalap esetében illeti meg az érintettet, ha az adatkezelés automatizált módon történik.

    39. A vállalkozás biztosítja, hogy érintett a rá vonatkozó, általa a vállalkozás számára rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá, hogy ezeket az adatokat az érintett egy másik adatkezelőnek továbbítsa.
    IX. Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása
    40. Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartását a vállalkozás az elszámoltathatóság elvéből következően annak érdekében végzi, hogy az GDPR-nak való megfelelést nyomon tudja követni, és igazolni tudja.

    41. A vállalkozás a felelősségébe tartozóan végzett adatkezelési tevékenységekről legalább az alábbi nyilvántartásokat vezeti:

    a. adattovábbítás nyilvántartása
    b. érintetti jogok érvényesítése iránti kérelmek és az arra a vállalkozás által adott válaszok nyilvántartása
    c. hatósági megkeresések és az arra a vállalkozás által adott válaszok nyilvántartása
    d. adatkezelés megszüntetése iránti kérelmek nyilvántartása
    e. ügyfelek nyilvántartása
    f. marketing célú megkeresések nyilvántartása
    g. munkaviszonnyal összefüggő személyes adatok kezelésének nyilvántartása
    h. munkaerő-felvétel nyilvántartása
    i. adatvédelmi incidensek nyilvántartása.

    42. A vállalkozás a felelősségébe tartozóan végzett, a 62. pontban meghatározott adatkezelési tevékenységekről vezetett nyilvántartásait az alábbi tartalommal vezeti:

    a. a vállalkozás neve és elérhetősége, valamint – ha van ilyen – a vállalkozás képviselőjének és az adatvédelmi tisztviselőnek a neve és elérhetősége;
    b. az adatkezelés céljai;
    c. az érintettek kategóriáinak, valamint a személyes adatok kategóriáinak ismertetése;
    d. olyan címzettek kategóriái, akikkel a személyes adatokat közlik vagy közölni fogják
    e. adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására vonatkozó információk;
    f. ha lehetséges, a különböző adatkategóriák törlésére előirányzott határidők;
    g. ha lehetséges, a technikai és szervezési intézkedések általános leírása.

    43. A nyilvántartásokat a vállalkozás írásban vezeti, papír elektronikus formátumban.

    X. Adatbiztonsági rendelkezések

    44. A vállalkozás a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja.

    45. Előzőek értelmében a vállalkozás köteles garantaláni az általa kezelt adatok bizalmasságát, sérthetetlenségét és rendelkezésre állását.

    46. A megfelelő szintű adatbiztonsági intézkedések meghatározása érdekében a vállalkozás a kezelésében lévő minden egyes adatállományt a védelmi igény szempontjából értékel, és biztonsági fokozatba sorol.

    47. Az egyes adatkezelések biztonsági fokozatának megállapításához elemezni kell:

    a. a kezelt személyes adatok jogosulatlan megismerésével, megváltoztatásával, törlésével, a hardver- és szoftvereszközök megrongálásával járó kockázatot és a várható kárt;
    b. azt, hogy helyreállítható-e a sérült adatállomány, valamint az esetleges helyreállítás ráfordításait, a személyes adatok reprodukálásához szükséges adatforrások rendelkezésre állását, a manuális háttérnyilvántartásból az elveszített adatok pótlásának lehetőségét;
    c. azt, hogy a kezelt személyes adatok jellegére tekintettel indokolt-e megkülönböztetett biztonsági előírásokat alkalmazni;
    d. az adatbiztonságot veszélyeztető más kockázati elemeket;

    48. Az adatkezelés biztonsága megvalósítása érdekében a vállalkozás fizikai, logikai és adminisztratív kontrollokat alkalmaz együttesen.

    49. A vállalkozás legalább az alábbi fizikai kontrollokat alkalmazza:

    a. a vállalkozás a jogosulatlan személyek belépésének kiszűrésére alkalmas beléptetési rendszer működtetésével biztosítja, hogy épületébe/irodájába jogosulatlan személyek ne léphessenek be [ez lehet elektronikus beléptetési rendszer működtetés; vagy egyszerű kulcsos beléptetés, ahol a kulcs csak belépésre jogosultaknak áll rendelkezésre; vagy bármi más, olyan módszer, amely a cél megvalósulását biztosítja]

    b. a vállalkozás az általa mind elektronikusan, mind pedig papír alapon kezelt adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés elkerülése érdekében biztosítja, hogy a kezelt adatokhoz fizikailag ne férhessen hozzá arra jogosulatlan személy [irodák, szerver szobák zárása; monitor fóliák alkalmazása; monitorok olyan módon történő elhelyezése, hogy az azon szereplő adatokra kizárólag a jogosultak láthassanak rá; csak a vállalkozás által auditált adathordoót lehessen a számítógépekhez csatlakoztatni; vagy bármi más, olyan módszer, amely a cél megvalósulását biztosítja].

    50. A vállalkozás legalább az alábbi logikai kontrollokat alkalmazza:

    a. a vállalkozás biztosítja, hogy az általa kezelt adatokhoz kizárólag az arra megfelelő jogosultsággal rendelkezők férjenek hozzá.

    51. A vállalkozás legalább az alábbi adminisztratív kontrollokat alkalmazza:

    a. a vállalkozás biztosítja, hogy a személyes adatokhoz való esetleges hozzáférés dokumentációkban nyomon követhető legyen.

    XI. Adatvédelmi incidensek kezelése

    52. Az adatvédelmi incidens megfelelő és kellő idejű intézkedés hiányában fizikai, vagyoni vagy nem vagyoni károkat okozhat a természetes személyeknek, többek között a személyes adataik feletti rendelkezés elvesztését vagy a jogaik korlátozását, a hátrányos megkülönböztetést, a személyazonosság-lopást vagy a személyazonossággal való visszaélést, a pénzügyi veszteséget, a jó hírnév sérelmét, a szakmai titoktartási kötelezettség által védett személyes adatok bizalmas jellegének sérülését, illetve a szóban forgó természetes személyeket sújtó egyéb jelentős gazdasági vagy szociális hátrányt.

    53. Az adatvédelmi incidenst a vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenti a hatóságnak.

    54. Az adatvédelmi incidenst nem kell a hatóságnak bejelenteni, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve.

    55. Amennyiben a bejelentés nem történik meg 72 órán belül, mellékelni kell hozzá a késedelem igazolására szolgáló indokokat is.

    56. Amennyiben az adatvédelmi incidens hatóság számára történő bejelentése szükséges, úgy a bejelentésben:

    a. ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, beleértve – ha lehetséges – az érintettek kategóriáit és hozzávetőleges számát, valamint az incidenssel érintett adatok kategóriáit és hozzávetőleges számát;
    b. közölni kell az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhető ségeit;
    c. ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
    d. ismertetni kell a vállalkozás által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.

    57. Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, a vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről.

    58. A 79. pont szerinti tájékoztatásban az érintettel világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, és közölni kell:

    a. a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhető ségeit;
    b. ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
    c. ismertetni kell a vállalkozás által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.

    59. Az érintettet nem kell tájékoztatni, ha a következő feltételek bármelyike teljesül:

    a. a vállalkozás megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket – mint például a titkosítás alkalmazása –, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat;
    b. a vállalkozás az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett, a magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg;
    c. a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását.